Совещание - провести, организовать, спланировать, планировать. Проведение, организация, планирование обсуждения. Совещаться

Проведение совещания. Советы. Спланируем, организуем и проведем. Секреты организации и планирования такого мероприятия. Как планировать обсуждение, правильно совещаться (10+)

Советы по проведению совещаний

Оглавление :: Поиск

Обсудим, как спланировать и провести совещание так, чтобы время было потрачено максимально эффективно. Не секрет, что бесконечные, плохо организованные совещания являются одним из распространенных уловителей времени сотрудников, особенно высокооплачиваемых. Что влечет за собой снижение производительности труда.

Типы, виды совещаний. Классификация

От того, какого типа будет совещание, сильно зависит порядок его подготовки и проведения. Так что для начала нужно определиться с видом совещания. Бывают следующие варианты:

Коллективное принятие решения. На таком совещании докладчики озвучивают проблему и предлагают решение. Участники задают вопросы, вносят предложения. В итоге принимается решение. Решение может приниматься голосованием или консенсусом.

При голосовании предложенное решение должно получить одобрение нужного количества участников (больше половины, двух третей или трех четвертей). При этом голосование может быть поименным или тайным. При поименном голосовании в протокол заносится информация о голосе каждого участника. При тайном - суммарное количество голосов за, против, воздержавшихся. При поименном голосовании участники, которые голосовали против, могут высказать особое мнение (пояснение своего голоса), которое обязательно заносится в протокол. В совещании могут принимать участие как люди, наделенные правом голоса, так и наблюдатели, которые имеют право высказываться, задавать вопросы, вносить предложения, но не голосуют. Перед началом совещания статус каждого участника (голосует / не голосует) должен быть четко определен и доведен до всех участников.

Консенсус предполагает выработку такого решения, с которым согласятся все участники. Я планирую подготовить отдельную статью о том, как достигнуть консенсуса. Если Вам это интересно, подпишитесь на новости.

Мозговой штурм. Цель мозгового штурма - преодоление тупиковых ситуаций и поиск революционных решений. Подробнее о мозговом штурме.

Информирование. На таком совещании решения не принимаются. Цель - проинформировать собравшихся о чем-то, ответить на их вопросы, дать пояснения. Такое совещание можно назвать еще собранием.

Сбор информации. Решение принимается одним из участников единолично. Цель мероприятия - собрать с участников информацию, предложения, замечания и идеи. На основе собранных данных ответственный принимает решение. Он несет всю полноту ответственности за свое решение. Сейчас готовится к выходу статья о том, как правильно организовать процесс принятия решения.

Цели, задачи, ответственное лицо

Первый шаг к успешному проведению мероприятия - формулировка целей. Из целей станет ясно, какой тип совещания нужен, и как к нему готовиться.

Совещание обычно состоит из обсуждения нескольких вопросов. Цель должна быть сформулирована по каждому вопросу. Тип совещания может меняться от вопроса к вопросу. Так, по первому вопросу тип может быть - 'Информирование', по второму вопросу - 'Коллективное принятие решения'. Примеры целей: 'Обсудить ситуацию с продажами' (Сбор информации), 'Коллективно принять решение о покупке СРМ' (Коллективное принятие решения), 'Проинформировать сотрудников о премии' (Информирование), 'Найти причины роста себестоимости' (Мозговой штурм).

Цель обсуждения каждого вопроса должна быть зафиксирована письменно и доведена до участников. В процессе проведения мероприятия нужно постоянно удерживать внимание на цели, следить, чтобы обсуждение приближало участников к цели. У некоторых участников совещания могут быть дополнительные задачи, которые не следует озвучивать публично для успешного их решения. Например, может быть необходимо понаблюдать за поведением нового сотрудника или спровоцировать действительно заинтересованное обсуждение вопроса (вывести участников из сонного состояния). Эти задачи тоже должны быть четко сформулированы, например, в приватной переписке секретаря или инициатора совещания с участником, перед которым поставлена задача. Также до участника с такой задачей должно быть доведено, что станет результатом ее выполнения. Например, это может быть докладная записка или личный отчет.

Чтобы какое-то событие произошло, нужно, чтобы был человек, персонально ответственный за успех этого события. Это относится и к совещанию. У каждого совещания должен быть ответственный за проведение. Его функции:

• Доведение до докладчиков тем их выступлений (за время, достаточное для подготовки)
• Согласование с участниками места и времени проведения
• Обеспечение участников материалами (за время, достаточное для проработки материалов)
• Контроль проработки своих вопросов всеми докладчиками со всеми участниками, в том числе контроль сбора замечаний и вопросов, получения ответов, согласования замечаний. У ответственного за проведение совещания перед началом должна быть полная информация о том, какие замечания удалось урегулировать, а какие будут обсуждаться на совещании. Но контроль не сводится к сбору информации перед самым началом. Ответственный должен мониторить весь процесс подготовки, следить за тем, чтобы докладчик вовремя разослал материалы, участники вовремя ответили, докладчик и участники приложили все усилия для снятия разногласий. Совершенно не вредно лишний раз позвонить, напомнить, уточнить, как идут дела. Ответственному не стоит бояться показаться навязчивым, такая 'навязчивость' - его профессиональная обязанность.
• Решение организационных вопросов, а именно, информация о проезде, парковке, заказ переговорных, оборудования (проекторов, диктофонов и т. д.) и средств связи (если некоторые участники будут участвовать удаленно), обеспечение участников водой

Подготовительный этап

За время и в обстановке (довольно напряженной и дискомфортной) совещания принять разумное решение невозможно. Решение должно быть проработано до мероприятия. Само совещание собирается для устранения противоречий, которые не удалось устранить заочно на подготовительном этапе. Все, что я здесь пишу, относится к каждому вопросу отдельно. Совещание может собираться для обсуждения нескольких вопросов. Подготовительная работа ведется по каждому вопросу.

(читать дальше...) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.