Планерка, оперативка, оперативное совещание. Организация, проведение

Как организовать и проводить утреннюю пятиминутку (оперативное совещание). Правила, советы, рекомендации. (10+)

Советы по проведению оперативного совещания

 1  2 

Оглавление :: Поиск

Оперативное совещание может быть очень эффективным управленческим инструментом, а может превратиться в мощный поглотитель рабочего времени, сильно снижающий эффективность работы. Как сделать, чтобы оперативка - пятиминутка приносила пользу, а не вред?

В начале рекомендую Вам ознакомиться с общими правилами проведения совещаний. А дальше мы уточним эти советы с учетом регулярности и небольшой длительности планерки.

Цели планерки

Как часто нужно проводить планерку? Это зависит от того, ради чего мы ее проводим. Насколько быстро меняется ситуация, насколько часто необходимо проверять, выполняется ли план работ, и корректировать его.

В моей практике хорошо зарекомендовали себя еженедельные оперативки. Однако, когда сроки сжатые, а ответственность за их срыв высока, может понадобиться ежедневная планерка.

Важно! На оперативном совещании невозможно принять сколько - нибудь ответственное решение, требующее проработки и обсуждения. Такие решения принимаются на более развернутых совещаниях. Их проведение описано в статье, на которую была ссылка выше. Планерка нужна для того, чтобы:

  • либо убедиться, что все идет по плану,
  • либо понять, что есть мелкие отклонения, которые могут быть решены в текущем порядке, путем советов или некоторой помощи отставшим,
  • либо установить, что требуются более серьезные корректировки или новые проектные решения, назначить ответственных за проработку вопроса, подготовку и проведение полномасштабного совещания по указанному вопросу.

План, регламент оперативки

Исходя из сказанного, можно сформулировать основные правила:

План работы. Должен быть детальный план работы. Этот план должен быть настолько детальным, насколько часто проводится пятиминутка. Например, если мы проводим оперативное совещание каждый день, то и план должен быть с подневной детализацией, хотя бы на пару недель вперед. Иначе на планерке будет просто нечего обсуждать. Бессмысленно заслушивать отчет сотрудника о работе, проделанной за день, если неизвестно, что он за этот день должен был сделать.

Регламент. На доклад каждого участника должно отводиться минимум времени. Обычно выделяется около пяти минут, но можно обойтись и меньшим временем. Могут быть частные случаи, когда, например, сотрудник докладывает новости. Ему нужно предоставлять время, исходя из объема новостей. На обсуждение выделяется столько же времени, сколько на доклад. Во время обсуждения можно задать уточняющие вопросы, давать короткие советы, договориться, что предстоит сделать сотруднику до следующей планерки. Если за отведенное на оперативке время обсудить вопрос не удается, то нужно запланировать его проработку после нее, с участием только тех сотрудников, которые имеют к вопросу отношение. Это позволит не отвлекать и не тратить время остальных, не имеющих к вопросу никакого отношения.

Протокол. Все принятые решения должны фиксироваться в протоколе. Тогда на следующей планерке мы просто берем протокол предыдущей и проверяем, все ли участники сделали запланированное на предыдущем совещании. Если сотрудник не смог выполнить задачу, нужно решить, как этому сотруднику помочь. Глупо ждать, что не сделав задание за первую неделю, он сделает его за следующую. Нужно выяснить, какие трудности сотрудника остановили, как эти трудности можно преодолеть совместными усилиями.

Полезно ли оперативное совещание?

Правильно организованные пятиминутки позволяют:

  • Всем сотрудникам быть в курсе хода работ.
  • Каждому сотруднику четко представлять, что ему нужно делать прямо сейчас.
  • Быстро диагностировать, когда сотрудник столкнулся с трудностями, оперативно помогать, советовать, подталкивать.

Пример протокола планерки

Я веду протокол в электронной таблице. В первом вертикальном столбце у меня перечислены все участники планерки. В первой строчке идут даты. На каждую дату берется два столбца. Первый заполняется на планерке в эту дату, а второй - на следующей планерке по итогам прошедшей недели одновременно с заполнением планов на следующую неделю. Первый столбец можно закрепить, а остальные постепенно сдвигать влево, чтобы видеть только прошлую и текущую даты. А если это необходимо, то можно посмотреть и предыдущие даты.

15.07.13 22.07.13
Задание Результат Задание Результат
Начальник отдела поддержки Ответить на запросы клиентов о сроках предоставления новой версии
Подготовить список нерешенных проблем по внедрению у клиента 1
Подписать Акт с клиентом 2
Сроки определены, информация клиентам предоставлена
Список проблем подготовлен и передан в отдел разработки
Акт не подписан, есть замечания
Отслеживать работы по подготовке новой версии
Совместно с отделом разработки проработать замечания клиента 2
Начальник отдела разработки Подготовить к показу новый модуль
Внести изменение в механизм ведения учета
Устранить ошибку в отчетной форме
Новый модуль не подготовлен, обнаружены ошибки
Изменения в механизм ведения учета внесены
Отчетная форма изменена
Совместно с отделом поддержки отработать список проблем по клиенту 1
Совместно с отделом поддержки отработать замечания клиента 2
Совместно с отделом продаж подготовить модуль к демонстрации
Начальник отдела продаж Подготовить и направить 10 клиентам предложения по поставке нового модуля
Провести демонстрацию нового модуля у клиентов 3 и 4
Коммерческие предложения подготовлены и отправлены
Демонстрация не проведена в связи с неготовностью нового модуля
Направить коммерческие предложения еще 10 клиентам.
Отследить подготовку нового модуля к демонстрации
Начальник методологического отдела Подготовить обзор изменений в законодательстве Обзор подготовлен Проработать запрос от клиента 1 на предмет его соответствия принятой методологии

(читать дальше...) :: (в начало статьи)

 1  2 

Оглавление :: Поиск

 

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.

Еще статьи

Как поздравить руководителя, коллегу, сотрудника. Поздравление начальн...
Как поздравить коллегу? Советы, рекомендации. Личный опыт...

Как воруют деньги с пластиковых банковских карт. Как можно списать, не...
Способы кражи денег с кредитных / дебетовых карт. Приемы мошенников. Как защитит...

Линейно-функциональная, дивизионная, матричная организационные структу...
Описание линейно-функциональной, дивизионной и матричной организационных структу...

Что подарить руководителю, коллеге, сотруднику. Подарок начальнику, по...
Что подарить коллеге? Советы, рекомендации. Личный опыт...

Как официально уведомить, известить, сообщить, направить информацию, и...
Советы по официальной передаче информации с подтверждением ...

Микрофинансы. Микрофинансирование. Микрокредит. Микрофинасовая, микрок...
Как организовать микро-финансовую фирму? Обзор особенностей и секретов создания ...

Как программисту стать трейдером, научиться торговать и зарабатывать н...
Мой личный успешный опыт выбора и реализации эффективных стратегий прибыльной то...

Заработок на изменении цены акций, фьючерсов, товаров и валют. Проверк...
Я не рекламирую здесь чьих-то услуг и не рассказываю, как заработать. Я расскажу...