Как официально уведомить, известить, сообщить, направить информацию, информировать?

Советы по официальной передаче информации с подтверждением (10+)

Официальное уведомление

Оглавление :: Поиск

Когда необходимо официальное информирование

Необходимость официально сообщить контрагенту некоторую информацию может быть предусмотрена договором или законодательством. При этом в договоре могут быть предусмотрены санкции (штрафы), если это не сделано, или сделано не вовремя. Кроме того, наше гражданское законодательство предусматривает право пострадавшего требовать возмещения своих потерь и / или упущенной прибыли, которые он понес из-за отсутствия у него информации. Понятно, что формулировка расплывчатая, она оставляет простор для работы юристов, но лучше застраховать себя от претензий по этому поводу.

Поэтому обсудим, как правильно информировать контрагентов, чтобы претензий не могло быть.

Что включить в договор

Прежде всего необходимо договориться о форме уведомления. Лучше всего включить соответствующий пункт в договор. Чуть ниже рассмотрим распространенные формы официальных информационных сообщений. Рассмотрим их и способы подтверждения, что информация действительно была направлена. Кстати, процедуру подтверждения факта отправки тоже лучше прописать в договоре.

Также в договоре или дополнительном соглашении нужно зафиксировать, какая дата считается датой уведомления. Вариантов тут два. Во-первых, датой может считаться дата отправки (дата составления в случае, когда контрагент должен забрать уведомление сам, в удобное для него время). В этом случае все риски, связанные с несвоевременной доставкой, берет на себя контрагент. Во-вторых, датой может считаться дата получения информационного письма контрагентом. Тут все риски недоставки ложатся на Вас. По умолчанию, если иное не прописано в договоре, датой уведомления считается дата получения письма контрагентом.

Распространенные формы передачи официальных сообщений

Заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Как правильно составить опись вложения, читайте по ссылке. В этом случае второй экземпляр описи с отметкой почты и уведомление о вручении будут документами, подтверждающими, что уведомление направлено. Этот способ не обязательно прописывать в договоре. Он принят по умолчанию. Суд всегда признает, что контрагент был уведомлен, если предъявить уведомление о вручении. Таким образом нужно уведомлять контрагентов, с которыми у Вас нет договорных отношений.

Заказным письмом с описью вложения, направленным по адресу регистрации (юридическому адресу). В этом случае подтверждать факт извещения будет второй экземпляр описи с отметкой почты. Практика показывает, что такой способ также признается судом. Таким способом, например, направляются налоговые декларации, официальные письма в государственные и судебные органы.

Электронным письмом с электронной подписью. Факт уведомления подтверждается системой передачи электронных сообщений, через которую Вы направляете информацию.

Абсолютно надежными можно считать только эти три способа. Последующие варианты основаны на подтверждении составления и отправки писем внутренними документами компании (Актами). Хотя с формальной точки зрения такие акты могут быть признаны судом в качестве доказательства, но могут и не быть признаны. Ответственные документы лучше отправлять одним из этих трех способов, приведенных выше.

Заказным письмом по адресу регистрации (юридическому адресу), или другому адресу, указанному в договоре. Квитанции об отправке такого письма будет недостаточно для подтверждения факта информирования. Необходимо как-то подтвердить, что было в отправленном письме. Для отправителей - юридических лиц типичным способом является акт, содержащий описание передаваемой информации и дату отправки, подписанный двумя сотрудниками, в котором отражается содержимое письма. Сотрудники не считаются зависимыми или аффилированными по отношению к компании или организации, в которой они работают, так что они могут быть вызваны в суд в качестве свидетелей, где и подтвердят содержимое направленного письма. Для отправителя - физического лица такой способ неприемлем, так как показания самого человека не будут приняты судом. Вообще, для физического лица приемлемы только первые три способа.

Для этого метода в договоре нужно прописать, например: '... Информация направляется Почтой России заказным письмом на адрес, указанный в настоящем договоре, о чем составляется акт за подписью двух сотрудников. Датой уведомления считается дата отправки плюс две недели на доставку письма.'

(читать дальше...) :: (в начало статьи)

Оглавление :: Поиск

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости, чтобы быть в курсе.

Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи.